歓送迎会や忘年会、サークル活動など、イベントの幹事を任されると多くの仕事に追われてしまいます。参加者の日程調整から会場の手配、お金の管理まで、すべてを手作業で行うのは時間もかかり面倒です。今回は幹事の面倒な手間を省ける、アプリの活用方法を詳しく紹介します。
Contents
幹事仕事を効率化するアプリの選び方
幹事アプリを選ぶ際は、まず自分が担当するイベントの規模や参加者の特性を理解しましょう。また、参加者の年齢層やITレベルも考える必要があります。正しい選択をして、幹事の仕事を効率よく進めていきましょう。
幹事アプリを選ぶ時のポイント
幹事アプリを選ぶ際は、操作の簡単さを最優先に考えましょう。全員が迷わず使えるシンプルな操作画面のアプリを選べば、参加者の回答率アップが期待できます。また、無料で利用できる範囲も重要な材料です。多くのアプリが基本機能を無料で提供していますが、一部制限がある場合もあるため事前確認が必要です。
お金管理に役立つ幹事アプリ
イベントでのお金の管理は幹事にとって最も神経を使う仕事の1つです。計算ミスや集金漏れを防ぐためにも、適切なアプリの活用が欠かせません。お金管理アプリには、実際に送金ができるタイプと計算のみを行うタイプの2種類があり、それぞれ異なる特徴があります。
①送金機能付き幹事アプリの特徴
PayPayや楽天ペイなどのキャッシュレス決済アプリは、個人間送金機能を活用して精算を行えます。現金のやり取りが不要で、小銭の準備や釣り銭の計算といった手間を大幅に削減できます。LINE Payも多くの人が利用しているLINEアプリ内で送金が完結するため、新たなアプリのインストールが不要。飲み会後に酔った状態でも、LINEで簡単に送金ができるのは大きなメリットといえます。
②計算専用の幹事アプリの特徴
groupayは立て替えや割り勘の計算に特化したアプリで、複雑な精算も瞬時に解決してくれます。誰がいくら支払ったかを入力するだけで、最も合理的な精算方法を自動計算し、LINEで簡単に共有できる機能を搭載しています。特定の参加者だけお酒代を負担するといった柔軟な設定も可能で、様々なシーンに対応できるのが魅力です。
③共同編集機能付きの幹事アプリの特徴
レコペイは複数人が同じデータを編集できる共同編集機能が特徴です。旅行中に各自が立て替えを記録するだけで、計算や他の人に打診する手間が省けます。外国通貨にも対応しており、海外旅行での利用にも適しています。
日程調整に役立つ幹事アプリ
参加者全員の都合を合わせる日程調整は、幹事の面倒な仕事の1つです。個別に連絡を取って空き時間を確認する従来の方法は、手間がかかってしまいます。日程調整アプリを活用すると、参加者の予定を効率的に把握し、最適な日程を決定できるようになります。アプリの種類によって調整方法が異なるため、イベントの性質に合わせた選択が重要です。
投票形式の日程調整アプリ
「調整さん」はアカウント登録不要で利用できる代表的な日程調整ツールです。累計利用者数は2500万人を超え、パソコンからスマートフォン、さらにガラケーまで幅広いデバイスに対応。URLを参加者に送るだけで出欠確認ができるシンプルさが、多くの幹事に支持される理由です。
予約受付型のスケジュール管理アプリ
TimeRexは1対1だけでなく複数人での投票形式にも対応した日程調整ツールです。GoogleカレンダーやOutlook予定表との連携により、日程調整完了後に自動でカレンダー登録が行われるため、ダブルブッキングを防げます。ZoomやMicrosoft TeamsなどのWeb会議システムとも連携し、会議URLの自動発行も可能です。
お店探しを同時に行える出欠確認アプリ
「スマート幹事くん」はホットペッパーグルメが提供するサービスで、日程調整とお店探しを同時に行えるのが特徴です。LINEを利用しない参加者がいる場合でも、インターネット上で出欠調整が完結できるため、幅広い年齢層のイベントに対応できます。
多言語対応の日程調整アプリ
Doodleはウェブベースのシンプルな日程調整ツールで、基本的に英語表記ですが日本語入力にも対応しています。多言語環境での利用も視野に入れている場合には適したサービスです。
幹事の負担を軽減するその他のアプリ
日程調整とお金の管理以外にも、幹事をサポートしてくれる便利なアプリは数多く存在します。会場探しから当日の盛り上げ、終了後の送迎手配まで、イベント運営のあらゆる場面で活用できるツールを知っておくことで、スムーズなイベント運営が可能です。参加者に喜ばれるイベントを開催するためにも、適切なアプリの活用を検討してみましょう。
お店探しに役立つ幹事アプリ
食べログは84万件以上の店舗が登録されており、豊富な口コミ情報から実際の料理や雰囲気を確認できます。アレルギー対応店舗の検索も可能で、参加者への配慮が必要な場合に重宝します。ホットペッパーグルメは10名から30名程度の宴会場が多く掲載され、ほぼ全ての施設でクーポンが利用でき、お得に予約できます。
飲み会で盛り上がる幹事アプリ
おしえてポン！は飲み会の定番ジェスチャーゲームが楽しめるアプリです。画面に表示される単語をジェスチャーで表現し、相手に当ててもらうシンプルなルールで、酔っていても楽しめる内容となっています。動物やスポーツなど様々なジャンルから選択でき、大人数のパーティーに最適です。
タクシー手配ができる幹事アプリ
終電を逃した参加者のために、タクシー配車アプリも準備しておくと安心です。GOは38都道府県に対応する日本最大級のタクシー配車アプリで、乗車位置と時間を指定するだけで手配できます。全国タクシーは日本全国で利用でき、タクシーの現在地も確認できるため到着時間の予測が立てやすくなっています。
まとめ
幹事の仕事は多岐にわたりますが、適切な幹事アプリを活用することで大幅な効率化を図れます。お金の管理には送金機能付きアプリや計算専用アプリ、日程調整には投票形式や予約受付型のツールと、それぞれ異なる特徴を持っています。イベントの規模や参加者の特性に合ったアプリでスマートなイベント運営を目指しましょう。
